מילון מונחים

המונחים כאן כתובים כמו שהם מופיעים במסכים, מסודרים לפי תחומים. לכל מונח יש הסבר קצר וקישור למדריך המלא.

הזמנות ואירועים

הזמנה / אירוע

השכרה אחת ללקוח, עם תאריכים, מיקום, פריטים ומחיר. במערכת משתמשים בשתי המילים באותה משמעות. יצירת הזמנה חדשה

מספר הזמנה

המספר שהמערכת נותנת לכל הזמנה: VF, ספרות השנה והחודש ומספר רץ, למשל VF2610014. אפשר לחפש לפיו בחיפוש המהיר. רשימת ההזמנות

תאריך האירוע

היום שבו האירוע מתקיים. שלב 1: לקוח, מועדים ומיקום

הקמה

המועד שבו הציוד יוצא ומוקם באתר. ממנו הציוד נחשב תפוס, ובו מתוזמנות משימת הליקוט ומשימת ההקמה.

פירוק

המועד שבו מפרקים את הציוד באתר ומחזירים אותו. עד אליו הציוד נחשב תפוס, ובו מתוזמנות משימת הפירוק ומשימת ההחזרה למחסן.

בופר מלאי

שעות לפני ההקמה ואחרי הפירוק שבהן הציוד עדיין נחשב תפוס, בשביל הובלה, פריקה ופינוי. ברירת המחדל נקבעת בהגדרות, ואפשר לשנות אותה בכל הזמנה. הגדרות מלאי, לוגיסטיקה ועגלות

סטטוס אירוע: מתקיים / טרם אושר

סימון נפרד מסטטוס ההזמנה, שאומר אם הלקוח אישר שהאירוע מתקיים. חתימה על הצעת המחיר מעדכנת אותו למתקיים. דף ההזמנה ולשוניותיו

פריט חופשי

שורה בהזמנה עם תיאור ומחיר חופשיים, בלי מוצר מהקטלוג. היא לא משפיעה על המלאי. שלב 2: הוספת פריטים

ספיירים

יחידות נוספות שיוצאות עם ההזמנה בלי חיוב. מבקשים אותן בהזמנה, והמחסן מלקט אותן. שלב 2: הוספת פריטים

סידור ואיסוף / הובלה

שורות הלוגיסטיקה בהזמנה: עובדים (סידור ואיסוף) ומשאיות (הובלה), כל אחת עם מחיר. מחיר ההתחלה נקבע בהגדרות. שלב 2: הוספת פריטים

הצעת מחיר

המסמך שנשלח ללקוח לפני האירוע. הלקוח יכול לחתום עליו מרחוק, בקישור. הצעת מחיר ושליחה לחתימת הלקוח

מלאי חסר

כשההזמנה מבקשת יותר יחידות ממה שפנוי בתאריכים שלה. המערכת מתריעה, ואפשר להמשיך בכל זאת עם הסבר. זמינות מלאי וחוסרים

סטטוסים של הזמנה

טיוטה

ההזמנה נשמרה ועוד לא אושרה. הפריטים כבר נחשבים תפוסים בתאריכים שלה, אבל עדיין אין משימות למחסן ולשטח.

מאושר

ההזמנה אושרה. המערכת יצרה משימת ליקוט למחסן ומשימות הקמה ופירוק לצוות השטח.

מוכן

המחסן סיים ללקט, והציוד מוכן לצאת.

נמסר

הציוד הוקם אצל הלקוח וצוות השטח סיים את ההקמה. נוצרה משימת החזרה למחסן.

חזר

המחסן קלט את הציוד שחזר, כולל חוסרים ושברים, והמלאי עודכן.

בוטל

ההזמנה בוטלה, המשימות שלה נמחקו והמלאי שהיה תפוס בשבילה שוחרר. אפשר להחזיר אותה לטיוטה או למחוק אותה לצמיתות.

מה קורה בכל מעבר: סטטוסים של הזמנה ומה קורה בכל מעבר, מחזור החיים של הזמנה.

מוצרים וקטלוג

מוצר קטלוגי

מוצר שמזמינים, אבל לא סופרים אותו במלאי בעצמו, למשל סט של שולחן וכיסאות. המלאי נספר בפריטים שהוא מורכב מהם. יצירת מוצר חדש בסטודיו המוצר

פריט מלאי

מוצר שהמערכת סופרת: יש לו כמות במלאי, הוא נבדק בזמינות, מלוקט ונקלט בהחזרה.

בחירה

משהו שהלקוח בוחר במוצר, למשל צבע או גודל. בחירות, תוספות ופריטים שיוצאים תמיד

תוספת

תוספת לא חובה למוצר, בדרך כלל עם תוספת מחיר.

יוצא תמיד

חלק שיוצא תמיד עם המוצר, למשל השולחן והכיסאות של סט. הוא נספר במלאי ומלוקט גם בלי שהלקוח בחר בו.

וריאציה

שילוב אחד של ערכים מכל הבחירות של מוצר, למשל צבע ומידה. לכל וריאציה אפשר לקבוע תמונה, מחיר ומה יוצא מהמחסן. וריאציה כבויה אי אפשר להזמין. וריאציות

מחסן ושטח

ליקוט

איסוף הפריטים של ההזמנה במחסן לפני האירוע. בסיום הליקוט ההזמנה עוברת למוכן. ליקוט הזמנה

ליקוט מחדש

נדרש כשמשנים פריטים בהזמנה אחרי שלוקטה. עד שמלקטים מחדש אי אפשר לקלוט את ההחזרה.

עגלות

העגלות שיוצאות עם האירוע. המחסן רושם אותן בסיום הליקוט, וצוות השטח רואה אותן בהקמה ובפירוק. הגדרות מלאי, לוגיסטיקה ועגלות

קליטת החזרה

הספירה במחסן של מה שחזר מהאירוע: תקין שחזר, חסר ושבור. בסיומה ההזמנה עוברת לחזר והמלאי מתעדכן. קליטת החזרה

חוסרים ושברים

פריטים שלא חזרו או שחזרו פגומים. צוות השטח מדווח עליהם בפירוק, והמחסן רושם אותם בקליטת ההחזרה. רק הרישום של המחסן משנה את המלאי. תיקון חוסרים ושברים אחרי קליטה

תחזוקה

ציוד פגום שמחכה לתיקון. יחידות בתחזוקה לא נחשבות זמינות עד שסוגרים את אירוע התחזוקה. תחזוקה וציוד פגום

ספירת מלאי

ספירה של מוצרים במחסן בלי לראות את הכמות שרשומה במערכת. אם יש פער, הוא מחכה לאישור לפני שהמלאי מתעדכן. ספירות מלאי

לו״ז מחסן

משימות המחסן לפי יום: ליקוטים, החזרות ומשימות פנימיות. במחשב: ניהול לוז מחסן. בטאבלט: לוז מחסן (טאבלט). ניהול לו״ז המחסן

משימות שטח: הקמה ופירוק

לכל הזמנה מאושרת נוצרות שתי משימות לצוות השטח: הקמה ביום ההקמה ופירוק ביום הפירוק. ביצוע הקמה באתר האירוע

ראש צוות / עובד חיצוני

מי שאחראי על משימת שטח: משתמש במערכת (ראש צוות), או עובד בלי משתמש שמקבל קישור בוואטסאפ. שליחת משימה לעובד חיצוני בקישור

לו״ז שטח

הלוח לשיבוץ עובדי השטח והרכבים למשימות, עם סימון של התנגשויות ושל משימות שחסר בהן צוות. לו״ז שטח

מסמכים ותשלומים

מסמך: טיוטה והנפקה

מסמך חשבונאי, כמו חשבונית או קבלה, נוצר כטיוטה שאפשר לערוך. בהנפקה הוא מקבל מספר רץ וננעל. טעות בחשבונית מס שהונפקה מתקנים בחשבונית זיכוי. הנפקה, מספור, הדפסה וזיכוי

סוגי מסמכים

חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה, קבלה, חשבונית מס זיכוי ועוד. סוגי מסמכים ומתי משתמשים בכל אחד

מקור / העתק

ההדפסה הראשונה של מסמך שהונפק היא המקור, וכל הדפסה אחריה היא העתק. מסמך שנשלח בקישור מוצג כעותק לצפייה.

מספר הקצאה

מספר שרשות המסים נותנת לחשבונית מס, במסגרת חשבונית ישראל. המערכת מבקשת אותו מיד אחרי ההנפקה. חשבונית ישראל

עוסק פטור / עוסק מורשה

סוג העסק, שנקבע בפרטי החברה. עוסק פטור לא גובה מע״מ ולא מנפיק חשבוניות מס, אלא קבלות בלבד. פרטי החברה ועיצוב מסמכים

תוכנית תשלומים

החלוקה המוסכמת של סכום ההזמנה לתשלומים ולמועדים, למשל מקדמה ויתרה. תוכנית תשלומים ומקדמות

צ׳ק: טרם הופקד, הופקד, נפרע, חזר

המצבים של צ׳ק שנרשם. רק צ׳ק שנפרע נחשב כסכום שנגבה. רישום תשלומים, צ׳קים והחזרים

גבייה וגיל החוב

המסך גבייה מרכז את כל ההזמנות שנשארה בהן יתרה. גיל החוב אומר כמה זמן עבר מהמועד שבו התשלום היה צריך להגיע. גבייה וגיל החוב

משתמשים, הרשאות ומסך

תפקיד

קבוצת הרשאות שמשייכים לכל משתמש. כל עסק מתחיל עם התפקידים מנהל, מכירות, מחסן ועובדי שטח, ויכול לשנות אותם ולהוסיף משלו. למנהל יש תמיד את כל ההרשאות. תפקידים והרשאות

הרשאה

היתר לראות מסך או לבצע פעולה, למשל יצירת הזמנה. בלי ההרשאה, המסך או הכפתור לא מוצגים. אפשר גם לתת או לחסום הרשאה למשתמש אחד בלבד. לא רואים מסך או כפתור?

מודול

תחום במערכת שתלוי בחבילת המנוי, כמו רכש, שעון נוכחות או משימות שטח. מודול שלא כלול בחבילה לא מופיע בתפריט. מנוי, חבילות ומודולים

תצוגה שמורה

חיפוש וסינון של רשימה שנשמרו בשם, כדי לחזור אליהם בלחיצה. עבודה עם רשימות

חיפוש כללי (חיפוש מהיר)

חיפוש של לקוחות, הזמנות, מסמכים ומוצרים מכל מסך, ב-Ctrl+K או ב-/. הכרת המסך

פעילות / שינויים

שתי לשוניות בדף ההזמנה. פעילות מציגה הערות, תזכורות ואירועי מערכת, כמו שינוי סטטוס. שינויים מציגה שינויים בפריטים ובמחירים. שינויים ויומן פעילות של הזמנה