הצעת מחיר ושליחה לחתימת הלקוח

לפני שהלקוח מתחייב, שולחים לו הצעת מחיר. ViperFlow בונה את ההצעה מההזמנה עצמה, שולחת ללקוח קישור, והלקוח מאשר וחותם מהטלפון — בלי להתקין דבר ובלי חשבון. ברגע שהוא חותם, החתימה נשמרת בהזמנה והאירוע מסומן מתקיים.

1234

מה יש בהצעת המחיר

פותחים את ההצעה מדף ההזמנה: הפק מסמך ← הצעת מחיר (בטלפון: פעולות ← הצעת מחיר). ההצעה נבנית מההזמנה כפי שהיא ברגע זה, עם הלוגו והצבעים שהוגדרו בפרטי החברה ועיצוב המסמכים:

• פרטי ההצעה: מספר הצעה (מספר ההזמנה), תאריך הצעה ותנאי תשלום.
• פרטי הלקוח והאירוע: לקוח, איש קשר, טלפון, אימייל, כתובת ומיקום האירוע.
• הפריטים: תמונה, תיאור, כמות, מחיר ליחידה וסה״כ, ועמודת הנחה כשיש הנחת שורה. שורות העובדים וההובלה מופיעות כשיש בהן כמות.
• סיכום: לפני הנחה, הנחה, מע״מ, הנחת עיגול וסה״כ לתשלום, ולידו הערות — מועד התשלום, הערות ההזמנה והערת המסמכים של העסק.
• בתחתית: אישור הצעת המחיר, עם מקום לשם מלא, תאריך וחתימה וחותמת — למי שמעדיף להדפיס ולהחתים ביד.

הדפסה ושמירה כ-PDF

סמל המדפסת פותח את חלון ההדפסה של הדפדפן. הורדת PDF יוצר קובץ ששמו כולל את סוג המסמך, שם הלקוח ומספר ההזמנה, ועובד גם בטלפון. הפרטים בהדפסה או שמירה כ-PDF.

שליחה לחתימת הלקוח

1. 1

   פתחו את ההצעה ולחצו שלח לחתימה.

   אפשר גם מהכרטיס חתימת לקוח על הצעת המחיר בדף ההזמנה. נפתח החלון שליחת הצעת מחיר לחתימה, והמערכת מכינה את ההצעה ואת הקישור (מכין את הצעת המחיר ואת הקישור לחתימה…).

2. 2

   בחרו איך לשלוח.

   וואטסאפ — בדקו את המספר שבשדה ליד וואטסאפ (הוא ממולא מאיש הקשר של ההזמנה) ולחצו וואטסאפ. וואטסאפ נפתח עם הודעה מוכנה ובה הסכום והקישור; שלחו אותה משם. בלי מספר, וואטסאפ מבקש לבחור איש קשר. קישור — לחצו העתק והדביקו בכל ערוץ. מייל — הקלידו כתובת, אפשר להוסיף הודעה אישית, ולחצו שלח.

   123

3. 3

   לחצו סגור.

   בכרטיס החתימה בדף ההזמנה מופיע נשלחה לחתימה, ממתינה ללקוח.

מה השליחה עושה:

• מפיקה את ההצעה כמסמך ממוספר במודול המסמכים (הצעת מחיר מס' N). אם כבר הופקה הצעה עם אותו סכום שעוד לא נחתמה, המערכת משתמשת בה ובאותו קישור.
• יוצרת קישור אישי, שהלקוח פותח בלי להתחבר.
• רושמת ביומן הפעילות של ההזמנה את השליחה בוואטסאפ או במייל. העתקת קישור לא נרשמת.

מה הלקוח רואה

1234

1. 1

   הלקוח פותח את הקישור.

   ההצעה מוצגת כעותק לצפייה, עם כפתור PDF להורדה.

2. 2

   לוחץ לאישור וחתימה.

   הכפתור מוביל לאזור אישור הצעת המחיר שמתחת להצעה.

3. 3

   ממלא שם מלא וחותם באצבע במסגרת.

   נקה מוחק את החתימה כדי לחתום מחדש. מתחת כתוב שבחתימה הוא מאשר את ההצעה בסכום שלה.

4. 4

   לוחץ אשר וחתום.

   מופיע הצעת המחיר אושרה ונחתמה — תודה!, ובראש הדף פס ירוק ההצעה אושרה ונחתמה עם שם החותם והשעה. מעכשיו הקישור מציג את העותק החתום, ואי אפשר לחתום שוב.

מה קורה אחרי החתימה

• החתימה, שם החותם ושעת החתימה נשמרים בהצעת המחיר.
• סטטוס אירוע בכרטיס לוגיסטיקה עובר למתקיים, אם עוד לא היה.
• ביומן הפעילות נרשמת השורה הצעת מחיר מס' N אושרה ונחתמה ע״י …, וכשסטטוס האירוע השתנה — גם האירוע אושר כמתקיים.
• בכרטיס חתימת לקוח על הצעת המחיר מופיעים ההצעה אושרה ונחתמה, שם החותם והשעה, תמונת החתימה וקישור להצעה החתומה. הדף מתעדכן לבד, בלי לרענן.

123

שינויים אחרי השליחה ושליחה חוזרת

הצעה שנשלחה לא משתנה. מה שקורה בשליחה הבאה תלוי בשאלה אם הלקוח כבר חתם ואם הסכום לתשלום השתנה:

• לא נחתמה, הסכום לא השתנה — שליחה חוזרת / העתקת קישור בכרטיס שולח שוב את אותה הצעה ואת אותו קישור.
• לא נחתמה, הסכום השתנה — השליחה מפיקה הצעה חדשה עם מספר חדש וקישור חדש. הקישור הקודם עדיין פתוח לחתימה, לכן אמרו ללקוח להשתמש בחדש.
• נחתמה, הסכום השתנה — הכרטיס מציג ההזמנה השתנתה מאז החתימה עם הסכום שנחתם והסכום הנוכחי, ואת הכפתור שלח הצעה מעודכנת לחתימה. ההצעה החתומה נשמרת כמו שהיא, ונשלחת הצעה חדשה.
• נחתמה, הסכום לא השתנה — אין צורך לשלוח שוב. אם בכל זאת שולחים מדף ההצעה, מופיע הלקוח כבר חתם על ההצעה, והקישור מציג את העותק החתום.