סוגי מסמכים ומתי משתמשים בכל אחד
המסמכים שאפשר להפיק במערכת, מתי מתאים כל אחד, אילו מהם מקבלים מספר הקצאה, ומה מותר לעוסק פטור.
- זמן קריאה
- 4 דק׳ קריאה
- עודכן
- עודכן 11 באוקטובר 2026
- למי
- בעלי העסק · משרד ותפעול · הנהלת חשבונות
איפה במערכת: מכירות › מסמכים
הרשאות נדרשות: צפייה במסמכים
מסך מסמכים מרכז את כל המסמכים של העסק: חשבוניות, קבלות ומסמכי מכירה. לכל סוג מסמך תפקיד משלו, ובחירה נכונה חוסכת תיקונים: מסמך שהונפק אי אפשר לערוך, וחלק מהסוגים אי אפשר גם לבטל. המאמר מסביר מתי משתמשים בכל סוג. מונחים כמו טיוטה, הנפקה ומספר הקצאה מוסברים גם במילון המונחים.
- 1. יצירת מסמך ריק מהסוג שבוחרים
- 2. חשבוניות, קבלות וחשבונות עסקה
- 3. הצעת מחיר, אישור הזמנה ותעודות
- 4. סינון הרשימה לפי סוג
(1) מסמך חדש יוצר טיוטה ריקה. מסמך של הזמנה עדיף ליצור מתוך ההזמנה, כי אז השורות והסכומים מועתקים ממנה; ראו הפקת מסמך מהזמנה. (2) ו-(3) התפריט מחולק לשתי קבוצות, שמוסברות בהמשך. (4) את הרשימה מסננים לפי סוג ולפי סטטוס (כל הסטטוסים, טיוטה, הונפק, בוטל).
הסוגים במבט אחד
| מסמך | מתי משתמשים | קבוצה | מספר הקצאה |
|---|---|---|---|
| חשבונית מס | העסקה בוצעה והלקוח ישלם בהמשך, למשל בתנאי שוטף. | מסמכים חשבונאיים | כן |
| חשבונית מס/קבלה | העסקה בוצעה והתשלום התקבל באותו מועד. מסמך אחד במקום חשבונית וקבלה. | מסמכים חשבונאיים | כן |
| קבלה | אישור על כסף שהתקבל: מקדמה, או תשלום על חשבונית מס שהופקה קודם. אין בה מע״מ. | מסמכים חשבונאיים | לא |
| חשבונית מס זיכוי | תיקון של חשבונית מס או חשבונית מס/קבלה שכבר הונפקה, בסכום מלא או חלקי. | מסמכים חשבונאיים | לא |
| חשבון עסקה | דרישת תשלום לפני שהכסף התקבל. אינו חשבונית מס. | מסמכים חשבונאיים | לא |
| חשבון עסקה (פרופורמה) | מסמך מקדים בנוסח חשבון, למשל ללקוח שצריך מסמך כדי לאשר תשלום. לא נכלל בקובץ מבנה אחיד. | מסמכים חשבונאיים | לא |
| הצעת מחיר | לפני שהלקוח מתחייב. אפשר לשלוח אותה לחתימה דיגיטלית של הלקוח. | מסמכי מכירה | לא |
| אישור הזמנה | אחרי שהלקוח אישר: מסכם לו מה הוזמן ובאיזה מחיר. | מסמכי מכירה | לא |
| תעודת משלוח | תעודה ממוספרת לציוד שיוצא ללקוח. | מסמכי מכירה | לא |
| תעודת החזרה | תעודה ממוספרת לציוד שחוזר מהלקוח. | מסמכי מכירה | לא |
מסמכים חשבונאיים ומסמכי מכירה
- מסמכים חשבונאיים חייבים שם לקוח (שם הלקוח מסומן בכוכבית), נכנסים לקובץ המבנה האחיד שמעבירים לרואה החשבון (חוץ מפרופורמה), ואחרי ההנפקה אי אפשר לבטל אותם. חשבונית מס וחשבונית מס/קבלה מתקנים בחשבונית זיכוי.
- מסמכי מכירה מלווים את העסקה מול הלקוח. אחרי ההנפקה אפשר לבטל אותם בכפתור בטל מסמך.
- לכל סוג מסמך סדרת מספרים משלו, רציפה וללא דילוגים. המספר ניתן רק בהנפקה.
- הצעת מחיר נוצרת בדרך כלל מתוך ההזמנה, כששולחים אותה לחתימה; ראו הצעת מחיר ושליחה לחתימת הלקוח.
אילו מסמכים מקבלים מספר הקצאה
רק חשבונית מס ו-חשבונית מס/קבלה מקבלות מספר הקצאה מרשות המסים. המערכת מבקשת אותו אוטומטית מיד אחרי ההנפקה, לכל חשבונית כזו. החובה בחוק חלה מעל סכום מע״מ מסוים, והמערכת מבקשת מספר גם מתחתיו, כפי שרשות המסים ממליצה. הפרטים בחשבונית ישראל.
עוסק פטור
עוסק פטור אינו רשאי להפיק חשבוניות מס. כשבפרטי החברה השדה סוג עוסק מוגדר עוסק פטור:
- חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה ו-חשבונית מס זיכוי לא מופיעות בתפריט מסמך חדש, ושתי הראשונות גם לא בתפריט הפק מסמך של ההזמנה.
- כל מסמך מופק בלי מע״מ. את התשלומים מתעדים ב-קבלה.
- ניסיון לפתוח חשבונית מס בכל זאת נעצר עם ההודעה עוסק פטור אינו רשאי להנפיק חשבוניות מס — ניתן להנפיק קבלה בלבד.
סטטוסים של מסמך
- טיוטה
- המסמך בעריכה ועדיין אין לו מספר. אפשר לשנות בו הכול או למחוק אותו.
- הונפק
- המסמך קיבל מספר וננעל לעריכה. מכאן מדפיסים ושולחים אותו.
- בוטל
- מסמך שבוטל אחרי ההנפקה. הוא נשאר ברשימה עם המספר שלו, ובהדפסה מופיע עליו ״מבוטל״.
- אושרה ונחתמה
- תגית על הצעת מחיר שהלקוח חתם עליה דרך הקישור.
בחשבוניות מס מוצג גם מצב מספר ההקצאה, בעמודה הקצאה של הרשימה ובכותרת המסמך. המצבים מוסברים במה קורה אחרי הנפקה של חשבונית מס.
חשבונית מס/קבלה, או חשבונית מס ואחריה קבלה?
אם הכסף התקבל ביום ההנפקה, חשבונית מס/קבלה חוסכת מסמך. אם הלקוח ישלם בהמשך, הפיקו עכשיו חשבונית מס, ו-קבלה כשהתשלום יגיע.
איך מבטלים קבלה או חשבון עסקה שהונפקו?
אי אפשר לבטל או לזכות אותם במערכת. בדקו אותם היטב לפני ההנפקה, ואם נפלה טעות התייעצו עם רואה החשבון. ראו ביטול מסמך שהונפק.
איך מוצאים מסמך מסוים?
סננו את רשימת המסמכים לפי סוג וסטטוס, או חפשו מספר מסמך, מספר הקצאה או שם לקוח בחיפוש המהיר (Ctrl K). ראו הכרת המסך.