הנפקה, מספור, הדפסה וזיכוי

הנפקה הופכת טיוטה למסמך רשמי: המסמך מקבל מספר עוקב, הפרטים שלו ננעלים, ואי אפשר לערוך אותו יותר. אחרי ההנפקה מדפיסים את המקור ושולחים ללקוח, ואם נפלה טעות מתקנים בחשבונית זיכוי. המאמר עובר על כל השלבים.

1234

(1) בכותרת מופיעים סוג המסמך והמספר שלו, הסטטוס, ובחשבונית מס גם מצב מספר ההקצאה. (2) חשבונית זיכוי מופיע רק בחשבונית מס ובחשבונית מס/קבלה, ורק למי שיש לו ההרשאה הפקת חשבונית זיכוי. (3) על השליחה ראו שליחת מסמך ללקוח. (4) הדפסה / PDF פותח את מסך ההדפסה. מתחת לכפתורים מוצג המסמך עצמו, מסומן ״העתק״.

הנפקת מסמך

1. 1

   שמרו את הטיוטה

   לחצו שמור טיוטה. ההנפקה משתמשת בגרסה השמורה.

2. 2

   לחצו הנפק

   לחצו הנפק בראש המסך. נפתח חלון עם שם הלקוח והסה״כ, ובו הסבר שהמסמך יקבל מספר עוקב ויוקפא.

   123

3. 3

   אשרו

   לחצו הנפק מסמך. בסיום מופיעה הודעה עם מספר המסמך.

4. 4

   בחשבונית מס, המתינו למספר ההקצאה

   בחשבונית מס ובחשבונית מס/קבלה המערכת פונה מיד לרשות המסים, ומציגה הודעה עם התוצאה. אם המספר לא התקבל, ראו מה קורה אחרי הנפקה של חשבונית מס.

מה נבדק בהנפקה

כשמשהו במסמך לא תקין, ההנפקה נעצרת עם הודעת שגיאה. הבדיקות העיקריות:

• במסמך יש לפחות שורה אחת (חוץ מקבלה), והסכומים תואמים לשורות.
• במסמך חשבונאי יש שם לקוח.
• מספר העוסק של הלקוח, אם הוקלד, עובר את בדיקת ספרת הביקורת.
• בקבלה יש לפחות תקבול אחד, ובחשבונית מס/קבלה סכום התקבולים שווה לסה״כ.
• חשבונית זיכוי מקושרת לחשבונית מס או לחשבונית מס/קבלה שהונפקה.
• עוסק פטור לא מנפיק חשבוניות מס, והמסמכים שלו בלי מע״מ.

תקנו את הטיוטה, שמרו ונסו שוב. ניסיון שנכשל לא תופס מספר. ההנפקה דורשת את ההרשאה הפקת מסמך: הכפתור הנפק מוצג לכולם, אבל בלי ההרשאה ההנפקה נדחית.

מספור המסמכים

• לכל סוג מסמך סדרת מספרים משלו, רציפה וללא דילוגים. לחשבונית מס ולחשבונית מס/קבלה, למשל, יש סדרות נפרדות.
• המספר ניתן רק בהנפקה. לטיוטה אין מספר, ומחיקת טיוטה לא יוצרת חור בסדרה.
• מסמך שבוטל שומר על המספר שלו ונשאר ברשימה.
• אין במסכים הגדרה של מספר התחלתי לסדרה. אם אתם עוברים ממערכת אחרת וצריכים להמשיך מספור קיים, צרו קשר לפני שאתם מנפיקים את המסמך הראשון מאותו סוג.

הדפסה, מקור והעתק

לפי הוראות ניהול ספרים, לכל מסמך יש מקור אחד. המערכת קובעת זאת לבד: ההדפסה הראשונה, או הורדת ה-PDF הראשונה, של מסמך שהונפק היא המקור, וכל פלט אחריה מסומן העתק. הקישור שהלקוח מקבל מסומן עותק לצפייה.

1. 1

   פתחו את מסך ההדפסה

   במסמך שהונפק לחצו הדפסה / PDF.

2. 2

   בדקו מה יודפס

   בסרגל העליון מופיע הדפסה ראשונה — מקור או המקור הודפס — העתק.

   1234

3. 3

   הדפיסו או הורידו

   לחצו על סמל המדפסת (הדפסה) או על הורדת PDF. בטלפון, אם מופיע שמירה / שיתוף, לחצו עליו כדי לשמור את הקובץ או לשתף אותו.

הדפסת המקור דורשת את ההרשאה הדפסת מקור. משתמש בלעדיה מקבל שגיאה בהדפסה הראשונה, ויכול להדפיס רק אחרי שמישהו אחר הדפיס את המקור.

תיקון חשבונית: חשבונית זיכוי

חשבונית מס וחשבונית מס/קבלה שהונפקו אי אפשר לבטל. כדי לתקן סכום, להוריד פריט או לבטל עסקה, מפיקים חשבונית זיכוי שמפנה לחשבונית המקורית.

1. 1

   פתחו את החשבונית המקורית

   מרשימת המסמכים או מהחיפוש המהיר.

2. 2

   צרו זיכוי

   לחצו חשבונית זיכוי. נפתחת טיוטת חשבונית מס זיכוי עם אותן שורות, ובהערות כתוב שהזיכוי הוא בגין מספר החשבונית המקורית.

3. 3

   השאירו רק את מה שמזכים

   לזיכוי מלא השאירו את השורות כמו שהן. לזיכוי חלקי מחקו שורות או שנו כמויות ומחירים. הסכומים נשארים חיוביים: סוג המסמך הוא שהופך אותם לזיכוי.

4. 4

   שמרו והנפיקו

   לחצו שמור טיוטה ואז הנפק. על המסמך המודפס מופיע בגין מסמך מס' עם מספר החשבונית המקורית.

ביטול מסמך שהונפק

בטל מסמך מוצג רק למי שיש לו ההרשאה ביטול מסמך שהופק. מסמך שבוטל נשאר ברשימה עם המספר שלו והסטטוס בוטל, ובהדפסה מופיע עליו ״מבוטל״. חשבונית מס שרשות המסים סירבה לתת לה מספר הקצאה מבטלים דרך טפל בסירוב; ראו סירוב.

מחיקת טיוטה

טיוטה שלא צריך מוחקים בכפתור מחק טיוטה שבראש הטיוטה. המחיקה מיידית, בלי חלון אישור, ולא משפיעה על המספור. הכפתור מוצג רק למי שיש לו ההרשאה מחיקת טיוטת מסמך.