ספירות מלאי

ספירת מלאי בודקת שהכמות שבמערכת תואמת את מה שיש על המדפים. הספירה עיוורת: מי שסופר לא רואה כמה יחידות רשומות במערכת, ולכן המספר שהוא מקליד הוא מה שהוא ספר בפועל. כשהספירה תואמת, היא נסגרת לבד. כשיש פער, מנהל מחליט אם לעדכן את המלאי.

ספירה עוברת שלושה שלבים: מנהל מסמן מוצרים לספירה, עובד המחסן סופר ושולח, ומנהל בודק כל פער ומאשר או דוחה אותו. כל ספירה נמצאת באחד מהמצבים האלה:

ממתין לספירה

המוצר סומן לספירה ומופיע לעובדי המחסן.

תואם

הכמות שנספרה זהה לכמות שבמערכת. הספירה נסגרה בלי צורך באישור.

ממתין לאישור

נמצא פער. המלאי לא משתנה עד שמנהל מחליט.

אושר

המנהל אישר את הפער, והמלאי עודכן.

נדחה

המנהל דחה את הספירה, והמלאי לא השתנה.

בוטל

בקשת הספירה בוטלה לפני שנספרה, או שנשלחה לספירה חוזרת.

12345

(1) סימון מוצרים חדשים לספירה. (2) כמה ספירות מחכות לעובד, כמה לאישור, כמה הסתיימו בחצי השנה האחרונה וכמה נדחו או בוטלו. (3) פתוחים מציג ספירות שממתינות לספירה או לאישור. (4) במערכת היא הכמות שהייתה רשומה ברגע שהעובד שלח את הספירה. (5) הכפתור שפותח את ההחלטה על הפער.

סימון מוצרים לספירה

1. 1

   לחצו סימון מוצרים לספירה

   נפתח החלון סימון מוצרים לספירת מלאי. מוצגים בו רק מוצרים פעילים שבמעקב מלאי.

2. 2

   בחרו מוצרים

   סננו לפי קטגוריה או חפשו בשם, וסמנו את המוצרים. רק מוצרים שלא נספרו בחצי השנה האחרונה מצמצם את הרשימה למה שלא נבדק מזמן, ו-בחר את כל המסוננים מסמן את כל מה שמוצג.

3. 3

   הוסיפו הערה לסופר

   בשדה הערה לסופר (אופציונלי), למשל לספור גם את המדף העליון. ההערה מופיעה לעובד בכרטיס של כל מוצר.

4. 4

   לחצו צור ספירה

   המספר על הכפתור הוא מספר המוצרים שבחרתם. המוצרים מופיעים מיד במסך הספירה, ועל הכפתור ספירת מלאי בלוח המחסן מופיע כמה פריטים ממתינים.

אפשר לסמן מוצרים גם ממסך המלאי: בתצוגת כל הפריטים סמנו מוצרים ובחרו סמן לספירת מלאי. מוצר שכבר נמצא בספירה פתוחה לא מסומן שוב, ומופיעה הודעה כמה מוצרים לא נוספו.

ספירה בטאבלט

1. 1

   פתחו את מסך הספירה

   בלוח המחסן געו בכפתור ספירת מלאי. במחשב או בטלפון פותחים אותו מהתפריט, בפריט ביצוע ספירת מלאי.

2. 2

   ספרו מוצר

   ספרו את היחידות שנמצאות פיזית במחסן. בכרטיס המוצר געו ב-הקש כמות והקלידו את המספר, או השתמשו בפלוס ובמינוס.

3. 3

   הוסיפו הערה, אם צריך

   הכפתור הוסף הערה פותח שדה להערה למנהל, למשל 2 שבורים בצד.

4. 4

   געו ב-שלח

   הכרטיס מציג הספירה נשלחה, והמונה בראש המסך יורד באחד. כשהרשימה נגמרת מופיע אין פריטים לספירה.

   12345

ספירה דורשת את ההרשאה ביצוע ספירת מלאי. התפקיד מחסן שהמערכת יוצרת כולל אותה.

בדיקה ואישור של פער

כשנמצא פער, מי שיש לו ההרשאה אישור ספירות מלאי מקבל בפעמון התראה שמתחילה ב-ספירת מלאי לאישור: עם שם המוצר, והספירה נספרת בכרטיס ממתינים לאישור.

1. 1

   פתחו את הספירה

   לחצו על ההתראה, או לחצו על הסינון ממתין לאישור ואז על בדיקה ואישור בשורת המוצר.

2. 2

   בדקו את המספרים

   בחלון אישור ספירת מלאי מופיעים במערכת בזמן הספירה, נספר בפועל, פער, כמות נוכחית במערכת ו-כמות לאחר אישור, וגם הערת הבקשה ו-הערת הסופר.

   12345

3. 3

   החליטו

   אשר ועדכן מלאי משנה את כמות המלאי. דחה סוגר את הספירה בלי לשנות דבר. בשני המקרים אפשר להוסיף הערת מאשר (אופציונלי).

האישור מוסיף את הפער לכמות הנוכחית, ולא מחליף אותה במספר שנספר. כך שינויים שקרו בין הספירה לאישור, כמו קליטת החזרה, נשמרים. כשהכמות השתנתה מאז הספירה, החלון מציג על כך אזהרה ואת התוצאה הצפויה.

• כשהפער גדול מהכמות שיש, מופיע לא ניתן לאשר — הכמות החדשה תהיה שלילית. בדקו את הספירה, או שלחו לספירה חוזרת.
• כשהכמות החדשה נמוכה ממספר היחידות שבתחזוקה, מופיעה אזהרה. כדאי לבדוק את אירועי התחזוקה של המוצר.

ספירה חוזרת, דחייה וביטול

ספירה חוזרת

שולח את המוצר לספירה מחדש. בספירה שממתינה לאישור, הפער הקודם נמחק בלי לשנות את המלאי. בספירה שכבר הסתיימה, נפתחת ספירה חדשה. לכל מוצר יכולה להיות רק ספירה פתוחה אחת.

דחה

סוגר ספירה שממתינה לאישור, בלי לשנות את המלאי.

בטל

מבטל בקשת ספירה שעוד לא נספרה. כדי לבטל כמה בקשות יחד, סמנו אותן בטבלה ובחרו בטל בקשות שטרם נספרו.

ספירה חוזרת וביטול דורשים את ההרשאה ניהול ספירות מלאי, ואישור ודחייה דורשים את ההרשאה אישור ספירות מלאי. כברירת מחדל שתיהן נמצאות רק אצל בעל העסק (תפקידים והרשאות).

איפה נרשם השינוי במלאי

כל אישור נרשם בכרטיס המוצר, בלשונית תנועות מלאי, כתנועה מסוג ספירת מלאי, עם העמודות לפני, שינוי ו-אחרי וההערה. בלשונית ספירות מלאי של אותו כרטיס רואים את כל הספירות של המוצר ומתי נספר לאחרונה. הלשונית תנועות מלאי דורשת את ההרשאה צפייה בהיסטוריית מלאי.