ברוכים הבאים ל-ViperFlow

ViperFlow היא מערכת לניהול עסק להשכרת ריהוט וציוד לאירועים. כל הזמנה עוברת בה מסלול אחד: הצעת מחיר ללקוח, ליקוט במחסן, הקמה באתר האירוע, פירוק, קליטת הציוד בחזרה במחסן, ובסוף חשבונית ותשלום. לצד ההזמנות יש במערכת קטלוג מוצרים, מלאי, רכש מספקים, שעון נוכחות לעובדים ודוחות. המדריך הזה נותן תמונה כללית ומפנה למדריכים המפורטים לפי התפקיד שלכם.

המערכת במבט אחד

כל המסכים נפתחים מהתפריט שבצד ימין של המסך. בטלפון התפריט נמצא מאחורי הכפתור עוד שבסרגל התחתון. התפריט מחולק לקבוצות לפי תחומי עבודה:

12345678

(1) כללי

לוח בקרה: תמונת מצב אישית של העסק, עם אירועים קרובים, ליקוטים, גבייה ועוד.

(2) מכירות

הזמנות, מסמכים (חשבוניות וקבלות), גבייה, לקוחות, משימות ותזכורות ולוח שנה. כאן מתנהלת רוב העבודה מול הלקוחות.

(3) קטלוג

קטלוג מוצרים, קטגוריות, תמונות חסרות וקטלוג ללקוח. הקטלוג הוא הבסיס של כל הזמנה.

(4) מחסן ותפעול

ניהול לוז מחסן, לוז מחסן (טאבלט), מלאי, ספירות מלאי, ביצוע ספירת מלאי ותחזוקה.

(5) רכש

ספקים, הזמנות רכש וחשבוניות ספק.

(6) שטח

משימות שטח (המשימות של הצוות, בטלפון), ניהול משימות שטח ולו״ז שטח לשיבוץ עובדים ורכבים.

(7) נוכחות

לוח נוכחות, שעון נוכחות, דוח יומי, דוח חודשי, אישורי נוכחות, עובדים והגדרות נוכחות.

(8) ניהול

דוחות והגדרות: פרטי החברה, משתמשים, תפקידים והרשאות ועוד.

המסלול של הזמנה, בקצרה

רוב העבודה במערכת סובבת סביב ההזמנה, שנקראת גם אירוע. כל שלב מסומן בסטטוס, וחלק מהמעברים יוצרים משימות לבד:

1. הזמנה והצעת מחיר: מכירות פותחים הזמנה, שנשמרת כטיוטה, ושולחים ללקוח הצעת מחיר לחתימה.
2. אישור: ההזמנה עוברת למאושר, והמערכת יוצרת משימת ליקוט למחסן ומשימות הקמה ופירוק לצוות השטח.
3. ליקוט: המחסן אוסף את הפריטים, וההזמנה עוברת למוכן.
4. הקמה: הצוות מקים באתר ומחתים את הלקוח, וההזמנה עוברת לנמסר.
5. פירוק והחזרה: הצוות מפרק ומדווח על חוסרים ושברים, המחסן קולט את הציוד, וההזמנה עוברת לחזר.
6. מסמכים ותשלומים: מפיקים חשבונית, רושמים תשלומים ועוקבים אחרי הגבייה.

את כל השלבים, ומה המערכת עושה לבד בכל מעבר, מפרט המדריך מחזור החיים של הזמנה.

מי עובד בכל חלק

בכל עסק מוגדרים מראש התפקידים מנהל, מכירות, מחסן ועובדי שטח. זו רק נקודת פתיחה: כל עסק קובע מה כל תפקיד רואה ועושה, יכול להוסיף תפקידים משלו, ולתת או לחסום הרשאה למשתמש מסוים. לתפקיד מנהל יש תמיד את כל ההרשאות. תפקידים והרשאות

איך בנוי מרכז העזרה

המדריכים מחולקים לפי תחומים, באותו סדר שבו העבודה מתנהלת:

• תחילת עבודה: המדריך הזה, כניסה ראשונה, הכרת המסך והגדרות ראשונות.
• הזמנות ואירועים: יצירת הזמנה, זמינות מלאי, הצעות מחיר, סטטוסים ועריכה.
• מחסן ומלאי: לו״ז המחסן, ליקוט, קליטת החזרות, ספירות מלאי ותחזוקה.
• מוצרים וקטלוג: סטודיו המוצר, וריאציות, קטגוריות וקטלוג ללקוח.
• שטח, לוח שנה ותזכורות: שיבוץ צוותים ורכבים, הקמה ופירוק, לוח השנה ותזכורות.
• מסמכים, תשלומים ולקוחות: חשבוניות וקבלות, חשבונית ישראל, תשלומים וגבייה.
• רכש, שעון נוכחות ולוח בקרה, דוחות והתראות.
• הגדרות, משתמשים והרשאות, אינטגרציות ו-API ופתרון בעיות.

בראש כל מדריך מופיעים איפה במערכת, עם קישור שפותח את המסך עצמו, והרשאות נדרשות כשהפעולה דורשת הרשאה. המספרים שעל צילומי המסך מופיעים גם בטקסט, כך: (1), (2). מונח לא מוכר? חפשו אותו במילון המונחים. כל הסרטונים מרוכזים בסרטוני ההדגמה.