שעון נוכחות: סקירה והקמה ראשונה

שעון הנוכחות רושם מתי כל עובד נכנס לעבודה, יצא להפסקה, שינה סטטוס או סיים את היום, ומחשב מזה לבד את שעות העבודה: שעות רגילות, נוספות 125% ו-150%, שעות לילה, שבת/חג ואיחורים. במהלך החודש משלימים החתמות שנשכחו, ובסוף החודש מאשרים את הימים, נועלים אותם ומייצאים לשכר. מונחים שחוזרים כאן מוסברים גם במילון המונחים.

123

(1) כל מסכי השעון נמצאים בקבוצה נוכחות בתפריט, וכל משתמש רואה רק את המסכים שיש לו הרשאה אליהם. (2) בכותרת הכחולה של כל מסך נוכחות יש קישורים מהירים לשאר המסכים. (3) הכפתור איך זה עובד? פותח את ״איך עובד שעון הנוכחות?״ — הסבר קצר על הנושא של המסך שבו אתם נמצאים.

המסכים ומי משתמש בהם

מי שאין לו הרשאה למסך לא רואה אותו בתפריט, ואם יפתח קישור אליו יועבר למסך אחר עם ההודעה ״אין לך הרשאה לצפות בעמוד זה״. בעסק חדש, התפקידים שהמערכת יוצרת מקבלים חלק מההרשאות מראש: מכירות ועובדי שטח — ״החתמת שעון״ ו״הנוכחות שלי״, ומחסן — גם ״לוח נוכחות חי״. את הרשאות הניהול (דוחות, תיקון החתמות, אישור, עובדים והגדרות) נותנים בתפקידים והרשאות.

עובד נוכחות הוא לא משתמש במערכת

במסך עובדים של שעון הנוכחות רושמים כל מי שמחתים — גם מי שאין לו משתמש במערכת, כמו עובד שעתי במחסן או עובד שטח. עובד כזה לא תופס משתמש במנוי. לכל עובד בוחרים איך יחתים:

• במסוף בכניסה: קוד אישי (PIN) או תג, בטאבלט שצומד כמסוף.
• בטלפון, בלי סיסמה: קישור החתמה אישי שנשלח לעובד, למשל בוואטסאפ.
• באפליקציה: מקשרים את כרטיס העובד למשתמש במערכת, והעובד מחתים ב״השעון שלי״ ורואה את הדוח החודשי שלו.

אפשר לקשר את כרטיס העובד גם לעובד שטח, רק כדי שאותו אדם לא יירשם פעמיים. הפירוט בעובדים, קוד PIN, תגים וקישור אישי.

הקמה ראשונה: רשימת בדיקה

עברו על השלבים לפי הסדר. כך ההחתמות הראשונות כבר יחושבו לפי הכללים והמשמרות הנכונים.

1. 1

   קבעו את כללי החישוב

   בהגדרות נוכחות ← כללי חישוב: יום עבודה מלא, מתי מתחילות שעות נוספות, יום המנוחה השבועי ושעות הלילה. ראו כללי חישוב.

2. 2

   הגדירו משמרות

   בלשונית משמרות קבעו מתי עובדים צפויים להגיע ומה האיחור המותר. בלי משמרת השעון סופר שעות, אבל לא מחשב איחורים והיעדרויות. ראו משמרות.

3. 3

   בדקו את לוח החגים

   בלשונית חגים ודאו שהחגים של השנה מופיעים. ראו חגים.

4. 4

   הוסיפו את העובדים

   במסך עובדים: עובד חדש, או ייבוא מעובדי שטח לעובדי שטח שכבר רשומים במערכת. ראו הוספת עובד.

5. 5

   שבצו כל עובד למשמרת

   בתפריט של העובד: שיבוץ משמרת. ראו שיבוץ למשמרת.

6. 6

   בחרו לכל עובד איך יחתים

   קוד אישי או תג למסוף, קישור אישי לטלפון, או קישור למשתמש במערכת. ראו איך מחתימים.

7. 7

   הקימו מסוף בכניסה, אם צריך

   אם העובדים מחתימים במקום אחד, צמדו טאבלט כמסוף. ראו הקמת מסוף נוכחות.

8. 8

   עקבו אחרי ההחתמות הראשונות

   בדקו בלוח נוכחות שההחתמות נקלטות, ובדוח יומי שהשעות מחושבות כמו שציפיתם.

9. 9

   בסוף החודש: אשרו, נעלו וייצאו

   ראו אישור ונעילת דוחות נוכחות ודוח חודשי וייצוא לשכר.