אישור ונעילת דוחות נוכחות

כל יום עבודה מתחיל כממתין לאישור. לפני שמעבירים לשכר, מנהל בודק את החודש, מאשר את הימים ונועל אותם. יום נעול לא משתנה: אי אפשר לתקן בו דיווחים, והחישוב שלו לא מתעדכן.

המסך דורש את ההרשאה ״אישור דוחות נוכחות״. בלי ״צפייה בנוכחות כלל העובדים״ מופיעים בו רק הימים שלכם.

1234

(1) אישור כל התקינים מאשר בבת אחת את כל הימים התקינים בחודש. (2) נעילת המאושרים נועל לשכר את מה שאושר. (3) כמה מהימים בחודש כבר אושרו. (4) לכל עובד: החודש כרצועה של ריבועים, ריבוע לכל יום, וכפתורים לימים שלו.

ממתין ← מאושר ← נעול

ממתין לאישור

המצב של כל יום חדש. אפשר לתקן אותו בחופשיות.

מאושר

מנהל בדק ואישר. עדיין אפשר לתקן אותו — תיקון משנה את המספרים, והיום נשאר מאושר.

נעול

סגור לשכר. אי אפשר לתקן בו דיווחים ולא לחשב אותו מחדש, עד שמחזירים אותו לממתין.

כרטיסי הסיכום והתצוגות

ממתינים לאישור

כמה ימים ממתינים, וכמה מהם תקינים ואפשר לאשר בלחיצה.

דורשים בדיקה

ימים ממתינים עם דיווח חסר או היעדרות. לחיצה מסננת את המסך לימים האלה, ולחיצה נוספת מבטלת את הסינון.

מאושרים

כמה ימים אושרו, וכמה אחוז מהחודש.

נעולים לשכר

ימים שכבר ננעלו.

בכותרת בוחרים תצוגה: לפי עובד — שורה לכל עובד עם רצועת הימים שלו — או רשימת ימים, טבלה עם הלשוניות ממתינים, מאושרים ו-נעולים. המקרא שמעל הרצועות מסביר את הצבעים: ממתין, מאושר, נעול, חסר דיווח, לא הגיע, היעדרות ו-בלי דיווח. לחיצה על ריבוע פותחת את היום בחלונית.

אישור כל הימים התקינים

1. 1

   בחרו חודש

   המסך נפתח על החודש הנוכחי; בחצים שבכותרת עוברים לחודש אחר.

2. 2

   לחצו אישור כל התקינים

   על הכפתור כתוב כמה ימים יאושרו. מאושרים רק ימים שכבר עברו, בסטטוס תקין או היעדרות מאושרת. היום הנוכחי לא מאושר כך, כי הוא עוד לא נגמר. מופיעה הודעה כמה ימים אושרו.

3. 3

   או לאשר עובד אחד

   בשורה של העובד לחצו אישור … ימים תקינים (ליום אחד: אישור יום תקין). כשאין לעובד עוד ימים תקינים לאישור מופיע ״הכל אושר״, או ״שאר הימים אושרו״ אם נשארו לו ימים לבדיקה.

טיפול בימים שדורשים בדיקה

ימים עם חסרה יציאה, חסרה כניסה או נעדר לא מאושרים אוטומטית. בשורה של העובד לחצו יום לבדיקה (או … ימים לבדיקה) — נפתח היום הראשון שצריך בדיקה. תקנו אותו (ראו השלמת יציאה או כניסה וסימון היעדרות); אחרי התיקון הוא הופך לתקין, ו-אישור כל התקינים יאשר אותו.

אפשר לאשר יום חריג גם בלי לתקן: ב-רשימת ימים סמנו אותו ולחצו אישור. כשהבחירה כוללת ימים כאלה מופיעה האזהרה ״הבחירה כוללת ימים עם דיווח חסר או היעדרות — מומלץ לבדוק לפני אישור.״

נעילה לשכר

1. 1

   ודאו שמה שצריך כבר אושר

   השורה בכותרת מראה כמה ימים אושרו מתוך כמה.

2. 2

   לחצו נעילת המאושרים

   נפתח החלון ״נעילת הימים המאושרים״, שמפרט כמה ימים יינעלו.

3. 3

   לחצו נעילה

   מופיעה הודעה כמה ימים ננעלו, והם עוברים ל-נעולים לשכר.

הנעילה כוללת גם ימים שעברו בלי שום דיווח, כדי שאף אחד לא יוסיף דיווח לחודש סגור בלי ששמים לב. ימים שעוד ממתינים לאישור נשארים פתוחים. אפשר לנעול גם ימים מסוימים: ב-רשימת ימים סמנו אותם ולחצו נעילה ← נעל ימים.

החזרה לממתין (פתיחת יום נעול)

1. 1

   עברו ל-רשימת ימים

   בבחירת התצוגה שבכותרת.

2. 2

   פתחו את הלשונית נעולים (או מאושרים)

   ימים בלי דיווח מוסתרים; כדי לראות אותם, הפעילו את הצגת ימים בלי דיווח.

3. 3

   סמנו את הימים ולחצו החזרה לממתין

   הימים חוזרים לממתין לאישור. עכשיו אפשר לתקן אותם, ואחר כך לאשר ולנעול שוב.

   123

אישור לא זמין כשבבחירה יש יום נעול — קודם מחזירים אותו לממתין.