דוח יומי ותיקון החתמות

בדוח היומי רואים יום אחד של כל העובדים: כניסה, יציאה, שעות, הפסקות, סטטוס ואישור. כאן גם מתקנים: משלימים יציאה שנשכחה, מוסיפים דיווח ידני, מסמנים חופשה או מחלה ומבטלים דיווח שגוי. כל תיקון נשמר כדיווח חדש עם סיבה ושם המתקן — הדיווח המקורי אף פעם לא נמחק.

המסך דורש את ההרשאה ״צפייה בנוכחות כלל העובדים״. כפתורי התיקון (דיווח ידני, השלמת יציאה, עריכה וביטול) מופיעים רק למי שיש לו גם ״תיקון החתמות״. בחצים שבכותרת עוברים בין ימים, ו-היום חוזר להיום.

1234

(1) כרטיסי הסיכום של היום — לחיצה על כרטיס מסננת את הטבלה. (2) סינון לפי הסטטוס של היום. (3) ציר היום: כל העובדים על אותו ציר שעות, מהכניסה הראשונה ועד היציאה האחרונה, עם מסגרת מקווקוות של המשמרת. (4) שורה כתומה של יום שחסרה בו יציאה, עם כפתור תיקון.

הסטטוס של כל יום

תקין

יש כניסה ויציאה, והיום הסתיים.

בעבודה

היום עוד רץ: יש כניסה ועדיין אין יציאה.

חסרה יציאה

היום נגמר והעובד לא החתים יציאה. הזמן שאחרי הדיווח האחרון לא נספר, אלא אם הפעלתם סגירה אוטומטית.

חסרה כניסה

יש יציאה בלי כניסה לפניה, ולכן שעות היום לא נספרות.

נעדר

הייתה משמרת, היום נגמר, ואין אף דיווח.

היעדרות מאושרת

מנהל סימן חופשה, מחלה, מילואים או היעדרות אחרת.

ללא דיווח

אין דיווחים, והיום לא נחשב היעדרות: אין משמרת, זה יום מנוחה, או שהיום עוד לא נגמר.

כשהיום אינו יום עבודה רגיל, מופיע ליד הסטטוס גם סוג היום: שבת, חג או ערב חג. שורות של חסרה יציאה ו-חסרה כניסה צבועות בכתום, ושורות של נעדר באדום.

כרטיסי הסיכום וסינון

דיווחו

כמה עובדים דיווחו, מתוך כל מי שהיה מועסק באותו יום (לפי תאריכי ההעסקה בכרטיס).

דורשים השלמה

ימים שחסרה בהם כניסה או יציאה.

הגיעו באיחור

כמה הגיעו באיחור, וסך דקות האיחור.

לא הגיעו

הייתה להם משמרת, ואין להם אף דיווח.

סה"כ שעות

סך שעות העבודה של היום, וממוצע לעובד.

מעל הטבלה אפשר לחפש עובד (חיפוש עובד…) ולסנן לפי סטטוס. עובדים שהיו מועסקים באותו יום ואין להם שום דיווח מופיעים ברצועה ״בלי שום דיווח ביום זה:״, ולמי שיש ״תיקון החתמות״ יש ליד כל שם + לדיווח ידני.

פתיחת יום של עובד

לחיצה על שורה פותחת חלונית עם היום של העובד. אותה חלונית נפתחת גם מלוח הנוכחות, מהדוח החודשי וממסך האישורים.

1234

• בראש החלונית: השם, התאריך, הסטטוס, מצב האישור, ותגיות איחור או יציאה מוקדמת אם היו.
• מה חסר: הסבר במילים — למשל ״חסרה יציאה״ — עם כפתור תיקון בלחיצה אחת.
• ציר היום: קטעי הזמן של היום — עבודה, הפסקות וסטטוסים — על ציר שעות, עם מסגרת מקווקוות של המשמרת.
• סיכומים: סה"כ עבודה, הפסקות, כניסה ו-יציאה, ומתחתם הפירוט: רגילות, נוספות 125%, נוספות 150%, לילה, שבת/חג והיעדרות בתשלום.
• יומן דיווחים: כל הדיווחים של היום לפי הסדר, ומאיפה הגיעו (מסוף, נייד, ידני…). תיקון מסומן תיקון, דיווח שהוחלף מופיע מחוק עם ״הוחלף בתיקון״, ודיווח שנעשה מחוץ לאזור האתר מסומן בסמל אזהרה.

השלמת יציאה או כניסה שנשכחו

1. 1

   מצאו את היום

   בדוח של אותו יום לחצו על הכרטיס דורשים השלמה. למי שיש ״דוחות נוכחות״, חריגות של היום ושל אתמול מופיעות גם בהתראות — למשל ״שכח לצאת״ עם שם העובד — ולחיצה עליהן פותחת את הדוח ישר על אותו יום.

2. 2

   לחצו השלמת יציאה

   בשורה, או בחלונית היום (ביום שחסרה בו כניסה הכפתור נקרא השלמת כניסה). נפתח דיווח ידני עם יציאה מסומנת והסיבה ״העובד שכח להחתים יציאה״. אם לעובד יש משמרת, השעה כבר ממולאת לפי סוף המשמרת; אחרת הקלידו אותה.

   1234

3. 3

   בדקו את השעה ולחצו שמירה

   מופיעה ההודעה ״התיקון נרשם ביומן הביקורת״, והיום מחושב מחדש: השעות מתעדכנות והסטטוס הופך ל-תקין.

דיווח ידני

הכפתור דיווח ידני בכותרת, ה-+ ליד עובד בלי דיווח, ו-הוספת דיווח ידני בתחתית חלונית היום — כולם פותחים את חלון הדיווח:

1. 1

   בחרו עובד

   כשהחלון נפתח מעובד מסוים, העובד כבר נבחר.

2. 2

   בחרו מה קרה?

   כניסה, יציאה, יציאה להפסקה, חזרה מהפסקה, יציאה זמנית, חזרה מיציאה, שינוי סטטוס או היעדרות.

3. 3

   קבעו תאריך ו-שעה

   כשהחלון נפתח מחלונית היום, מופיעים בו גם ״הדיווחים שכבר קיימים ביום הזה״, כדי לראות איפה הדיווח החדש נכנס. אם הגדרתם אתרי עבודה, אפשר לבחור גם אתר עבודה.

4. 4

   כתבו סיבה

   בחרו סיבה מוכנה (״העובד שכח להחתים״, ״תקלה במסוף או באפליקציה״, ״עבודה מחוץ לאתר״, ״לפי אישור מנהל״) או כתבו סיבה משלכם — לפחות 3 תווים.

5. 5

   לחצו שמירה

   היום מחושב מחדש מיד.

סימון חופשה, מחלה או מילואים

1. 1

   פתחו את היום של העובד

   ביום שבו העובד נעדר, החלונית מציעה סימון היעדרות. אפשר גם לפתוח דיווח ידני ולבחור היעדרות.

2. 2

   בחרו סוג ההיעדרות

   למשל חופשה, מחלה, מילואים או חופשה ללא תשלום. ליד כל סוג כתוב אם הוא בתשלום או ללא תשלום.

3. 3

   בחרו סיבה ולחצו סימון היעדרות

   סיבות מוכנות: ״חופשה מאושרת״, ״הוצג אישור מחלה״, ״צו מילואים״.

היום כולו מסומן היעדרות מאושרת. בהיעדרות בתשלום נרשמות ליום שעות של יום עבודה מלא (לפי כללי החישוב) כ״היעדרות בתשלום״, בנפרד משעות העבודה. כל יום מסמנים בנפרד — אין סימון של טווח תאריכים. עובדים לא יכולים לסמן היעדרות בעצמם; רק מי שיש לו ״תיקון החתמות״.

עריכה וביטול של דיווח

ביומן הדיווחים, ליד כל דיווח: סמל העיפרון פותח עריכת דיווח עם הנתונים של הדיווח, וסמל ה-X פותח ביטול דיווח. בביטול בחרו סיבה (״דיווח כפול״, ״דווח בטעות״, ״העובד לא עבד בשעה זו״) ולחצו בטל את הדיווח. דיווח מבוטל נשאר ביומן, מחוק, ולא נספר. דיווח שכבר תוקן או בוטל אי אפשר לערוך שוב: כדי לשנות תיקון, ערכו את דיווח התיקון עצמו, וכדי להחזיר דיווח שבוטל, הוסיפו דיווח ידני.

יום נעול

ביום נעול החלונית מציגה ״היום נעול״ ואין בה כפתורי תיקון, וגם השלמת יציאה לא מופיע בשורה. כדי לתקן, החזירו את היום ל״ממתין״ במסך האישורים — ראו החזרה לממתין.